同窓会の幹事代行サービス【同窓会本舗】を運営しております、株式会社アラッドブラザーズの荒瀧と申します。

当社がプロデュースする同窓会では、案内状は封筒でお出ししています。中には返信用のハガキと併せて、出欠連絡もできる同窓生専用ホームページのアドレスを記載しております。

しかし、一般の方が幹事様が行う同窓会では、やはり出欠確認は往復ハガキを使用されるのではないでしょうか。
本記事では、同窓会の案内用往復ハガキのサンプルをご紹介しながら、注意点などを解説していきたいと思います。

まずは同窓会ハガキのサンプルをご紹介

▼同窓会往復ハガキのサンプル（表面）▼

往復ハガキのサンプル（表面）　拡大表示

往復ハガキのサンプル（裏面）　拡大表示

往復はがきって？？

往復はがきを日常で使用する事はほとんどありませんので、「よく分からない」という方がいらっしゃいます。

往復はがきは郵便局などで販売されており、サイズは、通常のハガキを横に2枚並べた大きさになっており、真ん中にはキリトリ線が入っています。
それに必要な情報を印刷し、キリトリ線のところで半分に折った状態（ノリ付けなどはしません）で発送します。

ハガキを受け取った方は、キリトリ線で半分に切り、出席や欠席に○を付けてポストに投函する、という流れです。

上のサンプル画像を、ハガキ2枚分の大きさの往復はがきに、表裏それぞれ印刷したと想像してみて下さい。真ん中で半分に折れば往復ハガキが完成するはずです。

ハガキに記載した方がよいものは？

当社は同窓会プロデュースの専門企業ですので、毎月1万通以上の案内状を発送しております。その経験から、「これは記載すべき！」というものをピックアップしてご紹介します。

旧姓を書いて頂く
出欠欄に「氏名」とだけ記載すると、現姓だけを書かれてしまうケースが多発します。当然ですがどなたか分からなくなってしまうので、必ず旧姓欄も設けましょう。

ご実家に届くのを想定した文言を入れる
ご卒業時の住所に送る場合は、ご家族が受取るケースが増えてきます。ご家族は、必ず本人にハガキをお渡しするとは限りません。サンプルのように、「ご家族の方へ　ご一緒にお住みでない場合は…」といった文章を宛名の下に記載しておくとよいでしょう。

発起人氏名は出来るだけ多く書く
代表発起人のお名前が1つですと、「私と仲良かった人じゃないから参加は見送ろうかな…」と思う方も出てしまいます。出来るだけ多く、各クラス毎に1名ずつ記載するのを目指しましょう。そうする事で “内輪の同窓会” ではなく、“オフィシャルな同窓会” に感じてもらえるかもしれません。

受付開始時間を必ず記載する 同窓会は、他のパーティーに招待された時と違い、「多少遅れても大丈夫」と思う方が多いようです。遅れる方が増えれば、乾杯が伸びてしまったり、先生のスピーチの時にいなかったり、といったケースが増えてしまいます。サンプルのように、“15時開会” ではなく “15時乾杯” と書いてしまった方が、「乾杯には間に合いたい」と思う方に早く来て頂ける可能性もございます。

以上、注意点などをご紹介してまいりましたが、いかがでしたでしょうか。

皆さんの同窓会が大成功に終わる事をお祈りしております。