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幹事マニュアル

幹事マニュアル

こちらは、「代行業者は使わずに自分たちだけで同窓会を開きたい」という方のための、幹事必読マニュアルです。



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幹事マニュアル その① 会場の選定・予約


まず始めに悩むのが同窓会当日の参加人数予測です。はじめて同窓会の幹事をされる方、もしくは同窓会の幹事経験が豊富でない方にとって、事前に予測するのは非常に難しいものです。

幹事代行業者を使わず、自分が幹事となり同窓会を開催する場合、どうしても同窓会当日の参加人数が読めずに

  • 「広めの会場を押さえたのに思ったよりも集まらなかった」
  • 「思ったよりも集まって会場に入りきれなかった」

といったことも多々あるようです。


同窓会を開催できるような、大きな会場になりますと、参加人数が少なかった場合に追加料金を請求される場合もあります。幹事様のご負担となりますし、また場合によっては同窓生の皆さまにご負担をかけてしまうこともありますので、会場選びは慎重にしましょう。(会場の手違いで予約されてなかったということも極稀にあるようですので、会場の担当者に日時やお部屋名をしっかりと確認しましょう)

また、盛り上がった同窓会には2次会が必須です。移動の楽な場所で、2次会場も押さえておくことをオススメします。 (会場選びの注意点は こちら

幹事マニュアル その② 会費の決定

参加会費を決める際に、会場の飲食代金のみで考えてしまうと幹事様は赤字になってしまいます。

同窓会の開催にあたっては、会場の飲食代金のみでなく、その他にも会場使用料、会場看板代、恩師様へのお土産品代、案内状の印刷費、郵送費、記念写真の現像代、名札作成費(久々の再会ですので、これがあると非常に便利です)など様々な経費がかかってきますので、これらを見込んで慎重に会費を決定しましょう。思った以上に雑費もかかることと思います。

また、同窓会の一般的な会費は大体7000円~10000円の間のようです。様々な経費を考えた上で、会費がこの枠に収まるように会場のグレードを決めましょう。

幹事マニュアル その③ 名簿の作成

同窓会の開催を皆さまに知らせる為に必要な案内状の作成、また同窓会当日の参加者さまを把握するための参加者名簿の作成、幹事様にとってはどちらも時間と手間のかかるお仕事です。


よって卒業アルバムなどをもとに、パソコンを使ってエクセルなどで名簿を作成することをオススメします。

学年同窓会などの場合は何百件も入力することになるかも知れませんが、案内状の宛名を印刷したり、出欠席を管理したり、同窓会当日の参加者さまを把握する上で、とても効率的です。大変な作業になることと思いますが、案内状の宛名などにミスがあると再発送の費用などもかかってきます。できるだけ慎重に作成しましょう。

幹事マニュアル その④ 案内状の印刷・発送

作成した名簿をもとに、案内状を印刷します。

大量に印刷したあとに誤字脱字が見つかると大変です。事前に原稿をしっかりとチェックしましょう。また、名簿の住所宛に発送しても、卒業してからの年数やその地域の区画整理の有無などによって、多くの案内状が届かずに戻ってきてしまうことがあります。同級生の中には連絡先を知っている方が必ずいらっしゃるはずですので、転居先の住所や連絡先を教えてもらい、一人でも多くの方に同窓会をお知らせしましょう。

幹事さまにとっては大変な作業となりますが、より多くの人に同窓会が開催されることを告知するためにも頑張りましょう。 (案内状の印刷・発送の注意点は こちら

幹事マニュアル その⑤ 出欠席の管理

会場に参加予定人数を報告したり、名札や恩師様へのお土産などを準備するためにも、正確な人数を把握しなければなりません。もちろん参加予定の方でも、急に都合が悪くなって欠席になる場合もありますので、作成した名簿を使って随時更新していきましょう。

幹事マニュアル その⑥ 会場への最終報告

会場がお料理などを準備するためにも、開催日の1週間~1ヶ月前には参加人数を報告しなければなりません。

会場を予約した段階での予定人数と、同窓会当日のご参加人数にかなりのズレが出てしまい、会場から追加料金を請求される場合もありますので、最後まで皆さんに参加の呼びかけをしましょう。また、同窓生の皆さんにご出欠の締切日を伝えていても、締切日以降の出欠連絡はどうしてもあるものです。(締切日以降に急増したり、減ってしまったりすることもよくあります)

はじめて同窓会の幹事をされる場合、もしくは同窓会の幹事経験が豊富でない場合は、最終的な参加人数を予測することは難しいかと思いますので、締切日を徹底してもらうよう皆さんにしっかりと呼びかけておきましょう。

幹事マニュアル その⑦ 名札や恩師へのお土産品の準備

同窓会の直前になったら、当日恩師様や同窓生の方々に渡すものを用意します。

もちろんドタンバ参加などもあることと思いますので、多少費用はかかりますが、余分に用意しておくことをオススメします。また、名札には卒業時のクラスも入れておき、恩師様の名札は少し高価ですがリボン付きのものなどにすると良いかもしれません。

幹事マニュアル その⑧ 同窓会当日の受付

受付で参加者の皆さんから会費を徴収します。

会費の徴収は幹事様にとって最も大切なお仕事の一つです。集めた会費と実際の参加人数が違う場合は、幹事様が自腹を切ることになってしまいます。学年全体の同窓会など、大人数の同窓会では、会費の徴収は非常に大変な作業になりますが、参加者名簿を使ってしっかりと管理し、お金の数え間違いに十分に注意しましょう。もちろん、会が始まってからの来場者もいらっしゃることと思いますので、常にどなたかが受付をしていた方が良いかと思います。

また、おつりも多めに準備しておくことをオススメします。 (同窓会の服装については こちら

幹事マニュアル その⑨ 同窓会の司会・進行

同窓会をスムーズに進めるためにも、司会を担当する方が必要になることと思います。

同窓会のメインはやはり「再会」になりますので、余興などはあまり入れすぎないようにしましょう。開会の挨拶・乾杯の音頭・閉会の挨拶など同窓会にはかかせないプログラムだけを盛り込み同窓生の皆さまが十分にご歓談を楽しめるような会にすることをオススメします。 (挨拶については こちら

また、会の終了時間が延びてしまうと、会場に追加料金を支払わなければならない場合もありますので、プログラムは余裕を持って進める方が良いでしょう。

幹事マニュアル その⑩ 写真撮影

同窓生がたくさん集まる機会というのはめったにないものです。

会場によっては有料のカメラマンを用意してくれる場合もありますので、集合写真撮影だけでも依頼しておくことをオススメします。同窓生の皆さんと撮った記念写真は最高の思い出になりますので、後日現像・郵送してあげれば皆さんも喜ばれることと思います。 (写真撮影の注意点は こちら

幹事マニュアル その⑪ 会場への清算

当日の急な出欠席を含めた最終的な参加人数を会場に伝え、集めた会費から料金を支払います。事前に発注したお料理数によっては、幹事様は数万円、多い場合には数十万円の赤字になってしまう場合もありますので、それを見込んだ上で会費を設定しておくのも良いかもしれません。

また2次会がある場合は、スムーズに移動できるよう同窓会の終了までには清算を済ませておいた方が良いでしょう。

幹事マニュアル その⑫ 2次会

2次会場への参加予定人数の報告も、やはり開催の1週間前~にはしておかなければならないケースが多いですが、同窓会本会の参加人数が確定していない段階での報告になりますので、非常に予測が難しいことと思います。同窓生が経営されている飲食店などがあれば、ぜひそちらで開催して融通してもらいましょう。 (2次会場への移動については こちら

同窓会の幹事様は、思った以上にたくさんの大変なお仕事をしなければなりません。

もちろん金銭的な負担が出てくることもありますが、マニュアルを元にぜひ情熱を持って最後までやり遂げていただければ幸いです。


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