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同窓会の進行!失敗しないための虎の巻

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同窓会の進行!失敗しないための虎の巻

同窓会本舗 荒瀧 智範

著者情報

同窓会本舗 荒瀧 智範

同窓会の幹事代行サービス【同窓会本舗】を運営しております、株式会社アラッドブラザーズの荒瀧と申します。

同窓会を成功させる為に必要な要素は沢山ありますが、本日は同窓会当日の進行についてお話をしようと思います。

同窓会の進行 その1 会場入り

パーティー会場についたら、まずホテルの担当者(レストランの場合は店長)に挨拶をして、タイムスケジュールの確認をします。

受付開始時間 / 開始の時間 / ドリンクストップの時間 / 終了の時間

▼当社プロデュースの同窓会 会場担当者様との打ち合せシーン▼

同窓会会場との打ち合わせ

同窓会の進行 その2 受付準備

まずはお釣りを準備します。みなさんお釣りがないように会費を用意してくるとは限りません。一万円札を出される同級生も多いと思います。
お釣りは多めに準備しましょう。

次に名札を並べます。クラスごとに名札を並べておきましょう。

▼当社プロデュースの同窓会にてご用意するお名札▼

同窓会名札

同窓会の進行 その3 受付

会費をもらった方に名札を渡します。これは会費のもらい忘れを防ぐ為です。さらに会費の受取ミスを防ぐために、会費をお支払いいただいた方は参加者名簿にマーカーで色付けするのも良いでしょう。
最終的に名札の残っていた人は欠席ということです。

▼当社プロデュースの同窓会 受付シーン(右:当社スタッフ)▼

同窓会の受付シーン

ここで二つ注意点があります。

飛び入り参加の同級生もいるので、名前の書いていない名札を用意しておきましょう。
また、受付で記帳をする方がいらっしゃいます。同窓会は何年ぶり場合によっては何十年ぶりの再会となります。受付場所に人が多くいると、そこで同窓会が始まってしまい、受付が大きく滞る場合があります。

会費の受付が終わったら、皆さま速やかに会場に入ってもらう事をオススメします。よって、記帳をするなら、会場内が良いと思います。

同窓会の進行 その4 挨拶をする人を決めておく

受付が終わったら、いよいよ同窓会の始まりです。同窓会では【開会の挨拶】【乾杯のご発声】【先生方のスピーチ】【閉会の挨拶】など、幾つかのご挨拶が必要です。
【先生方のスピーチ】以外は事前に、誰が挨拶をするのかを決めて打ち合わせをしておいて下さい。

▼当社プロデュースの同窓会 乾杯シーン▼

同窓会の乾杯シーン

同窓会の進行 その5 先生方へスピーチのお願い

ご歓談が始まったら、後ほどスピーチをして欲しいと先生に伝える必要があります。
同窓会の当日より前にスピーチの依頼をしなければならないという事はありません。先生方は人前でお話しされる事に慣れていらっしゃいますので、当日急遽お願いしても通常は大丈夫です。

ただし、ここで注意点があります。先生方も当日の事を思い出して気分が高まっていらっしゃいます。皆さまにお話ししたい事も沢山あります。よって、お話が長くなるケースがございます。
弊社がプロデュースする場合、代表幹事様と相談し、先生方のお話があまり長くならないよう「お一言ずつお言葉をいただきたいと思います」と先生方にお願いします。先生の方から「何分くらい時間がある?」と聞かれる事もよくあります。その際は「2〜3分程度でお願いします」と回答します。

代表幹事様と相談した結果「どれだけ時間がかかっても良いから、時間制限なしで先生に依頼しよう」となった事があります。2時間の同窓会だったのですが、先生方が5人で45分スピーチをされました。
もちろん、先生方のスピーチはありがたい限りです。しかし、進行役として意図せず長い時間を割く事は良くないですので、注意が必要です。

▼当社プロデュースの同窓会 先生のスピーチシーン▼

同窓会の先生スピーチシーン

同窓会の進行 その6 記念集合写真撮影

後々まで形に残るものなので、全員で写る集合記念写真は欠かせません。
しかし、人数にもよりますが、会場内のどの辺りで撮影したら全員が写るか、ちょっとした経験が必要になります。
グダグダにならない為に、事前に会場の担当者や店長に相談して、どの辺りに集まれば全員で撮影できるか?相談しておきましょう。

▼当社プロデュースの同窓会 集合記念写真▼

同窓会の集合記念写真

同窓会の進行 その7 二次会の準備

同窓会の一次会が終われば、大役は果たしたと思って良いでしょう。しかし、欲を言えば二次会の手配までしていれば、進行役としてはベストです。
同窓会本会を行った会場から、徒歩10分圏内の居酒屋さんなどであればベストだと思います。

▼当社プロデュースの同窓会 二次会の風景▼

同窓会の二次会写真

ここまで用意すれば100点満点ではないでしょうか?

進行役は大変ですが、同窓会の運営を行う上でとても重要です。同級生の感動の再会の為に頑張って下さい。

皆さまの同窓会が大成功のものとなりますよう、心よりお祈り申し上げます。

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