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同窓会の名簿について

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同窓会の名簿について

同窓会本舗 荒瀧 智範

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同窓会本舗 荒瀧 智範

同窓会の幹事代行サービス【同窓会本舗】を運営しております、株式会社アラッドブラザーズの荒瀧と申します。

今回は、同窓会名簿について考えてみたいと思います。

個人情報保護法が施行されて以来、個人情報の取り扱いには今まで以上に注意しなければならない時代になりました。
当社でも財団法人全日本情報学習振興協会が認定する個人情報保護士が在籍しており、同窓会名簿は厳重に管理されております。

かく言う私も個人情報保護士の資格を7年ほど前に取得し、現在も更新しております。
ここでは、全学年の総会ではなく、学年会の同窓会名簿についてお話ししたいと思います。

幹事になったら何に気を付けなければならない?

幹事になると、嫌でも同級生の連絡先等の個人情報を管理することになります。
「○○さんの現住所はこれだから、招待状を送っておいて」ですとか、「○○君のメールアドレスはこれだよ、案内メール送っといて」といった感じで、個人情報が集まってしまいます。

個人情報保護法の罰則の対象は、当社のような5000件以上の個人情報を取り扱う事業者ですから、通常の学年会の幹事様はこれに当たらないと思いますが、それでもプライバシー保護の観点から個人情報は絶対に守る必要があるでしょう。

通常ですとエクセルなどでまとめて管理する方が多いと思いますが、厳重に管理されていない限りいつそのファイルが漏洩してしまうかは分かりません。
最も安心なのは、紙で管理し、同窓会が終わったらシュレッダーにかけてしまう事でしょう。

名簿業者って?

同窓生の名簿を管理することを本業とする名簿業者さんもいますが、こちらは全学年を対象とした同窓会名簿などでない限り、あまり関係のないお話かもしれません。
地元の印刷業者さんが名簿管理を兼ねていて、学校の公式同窓会組織と提携している場合なども多いようです。

よく、「同窓会からのハガキに勤務先や現住所を返信したら勧誘の電話がかかるようになった」といったお声を聴くことがあります。
こういったケースは個人情報保護法の施行以降は少なくなっていると思いますが、同窓会組織や名簿業者が適法に情報を他業者に提供したり、名簿自体を販売していた可能性があります。
今では同窓会組織も個人情報保護の意識が高まっていますが、昔は同窓会組織も卒業生も、個人情報に関しては今よりもずっと「ルーズ」だったようです。

ちなみに当社でも同窓会案内状の再送付の依頼と同時に、現住所をお教えいただく場合がありますが、当社プライバシーポリシーに定めている通り、同窓会の開催や運営以外には一度も使用したことがありませんし、今後も一切使用しません。

同窓会の代行サービスをお申込み頂く場合には、幹事様とのご契約書にもそれらをしっかりと明記しております。

業者に預けることになったら何を注意すれば良い?

一番重要なのは、第三者提供と言われる項目でしょう。

当社を例にあげますと、お預かりした個人情報は、警察等の公共機関に提供を求められた場合や、案内状発送などの為に提携している業者(日本郵便や封入業者)に提供する場合を除いて、第三者に個人情報を提供する事はありません。
要は、「同窓会をプロデュースさせて頂きます」とおっしゃって個人情報をお預かりする訳ですから、同窓会の運営以外には使用しないという事です。
当たり前の事ですね。

しかし業者によっては、契約書において第三者提供の部分を曖昧にして、名簿自体を販売したりするケースもごく稀にあるようです。
個人情報を預ける場合は、その点を留意されると良いと思います。

以上、同窓会の名簿についてお話ししてみましたがいかがでしたでしょうか。

心配される点ばかりを書きましたが、多くの業者さんは個人情報の保護に真剣に取り組んでいることと思います。誠実で契約書もしっかりしているところであれば、同窓会のプロデュース自体をお任せするのも一つの選択だと思います。

当社、同窓会本舗では卒業生専用のホームページを無料プレゼントしておりますので、ホームページを皆で共有することで、現住所などの個人情報をお預かりするケースも減ってきました。
その為、個人情報を管理する幹事様の責任も軽減出来ていると思っております。
もし良ければ、同窓会本舗を利用するというのも一つの手としてお考え頂ければ幸いです。

最後は宣伝色が強くなってしまいましたが、同窓会はとっても素晴らしいものです。色んな心配もあるかもしれませんが、終わってみると皆さんが「最高だった!!」とおっしゃいます。皆さんの同窓会が成功される事を心よりお祈りしております。

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