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同窓会の会場の選び方

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同窓会の会場の選び方

同窓会本舗 荒瀧 智範

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同窓会本舗 荒瀧 智範

同窓会の幹事代行サービス【同窓会本舗】を運営しております、株式会社アラッドブラザーズの荒瀧です。

この度は同窓会の会場に関してのノウハウをお教えしたいと思います。

皆さんが会場を選ぶ時、何を基準に選びますか?
場所?値段・会費?キャパシティ?

考えないといけないことは沢山あります。
年間500件以上の同窓会をプロデュースする私どもがちょっとしたコツをお教えします。

同窓会の会場 場所は?

学校があった所在地限定で選ぶべきか?便利の良い駅付近で選ぶべきか?
このような迷いがあるとよく聞きます。

学校の所在地を含む地域、これは定義が広く、土地土地により異なると思います。
私の地元山口県の下関では東京や大阪などの大都市とは異なり、どこに行くにも電車という訳ではなく、車やバスを多く使っていました。
東京などの大都市の場合、同窓会のベストな開催地=学校の最寄駅、または沿線上のターミナル駅となる場合が多いです。しかし、私の地元の場合、同窓会のベストな開催地=学校の最寄りのバス停周辺という訳ではありません。
このような場合は、市内の便利の良い場所で同窓会の会場を選ぶのが良いでしょう。

先述したように、これは地域により異なる感覚なので、方程式はありません。
このように考えて下さい。
自分に同窓会の案内状が届いて、会場の場所を見た時、「え?なんでそんな遠くでやるの?」とか、「なんで、縁もゆかりもないような場所でやるの?」と思われない範囲。これが重要です。

分かりにくいようですが、この感覚は同じ地元、同じ学校で過ごした多くの同級生にとって共通の感覚です。

現に、私どもに同窓会のプロデュースを依頼して来られるお客様の中には、どの辺りで会場を選べば良いのかよく分からないと仰る方もいらっしゃいます。
しかし、そういった場合には先述した、地元の感覚の話をして、「なんで?」って思われないのはどのくらいの範囲ですか?とご質問します。

そうすると殆どの方は「このくらいの範囲だと思います。」と答えていただけます。そのようにして開催場所を選ぶことで、「何でそこ?」というお声は出てこなくなります。
会場の場所に関して迷った場合は、この感覚を頼りに範囲を決めてみて下さい。

同窓会の会場 キャパシティはどのようにすれば良い?

これは慎重に選ばないと、予想外に大きな出費が必要になります。重要な問題です。私ども同窓会本舗が、どれくらいのキャパシティの会場を押さえるか?を決める際に考えることをお教えしようと思います。

会場はレストランにするのか?ホテルの宴会場にするのか?によっても注意点が大きく違います。
レストランの場合、ホテルよりも一人一人のお料理単価、ドリンクの飲み放題単価が安い場合が殆どです。
ただし、レストランはホテルの宴会場と異なり、貸切保証金を設定しています。つまり、レストランは日々営業をしています。同窓会の貸切がなかったら通常の営業活動で得る売上を貸切保証金としています。
キャパシティの大きいレストランになればなるほど、通常営業で入るお客様の数、売上も大きくなりますので、貸切保証料金も高くなります。
「集まっても集まらなくても、貸切保証○○人分以上はいただきます。」ということです。

ここで注意しなければいけないことがあります。同窓会を企画する幹事様はそのくらいの人数は集まるだろう!と少々甘い見立てで考えてしまうことがあります。
私は以前、弊社がプロデュースするお客様に「何故そんなに参加人数が集まると思うのですか?」と質問したことがあります。根拠は「成人式の後の同窓会の時に、大した声がけもしなかったのに7割近くの友達が参加したから。」というものでした。

実は成人式の同窓会は他の同窓会と比べて非常に参加率が高いのです。よって、成人式の同窓会を根拠にするのは少々危険です。
特に根拠はないけどそのくらい集まるだろう、と思い、結局人数が集まらずに幹事様が自己負担したり、同窓会当日に急遽会費以外のカンパを募ったりして最低保証金を支払う場合があるようです。
皆さまも十分ご注意下さい。

ホテルの宴会場を選ぶ場合は状況が異なります。
「○○人くらい集まったら嬉しいので、○○人くらいのキャパシティの会場を抑えたいのですが、それほど集まらなかった場合には小さい会場に変えてくれますか?」というような相談も可能な場合があります。

ホテルの宴会場は大小様々な会場を用意している場合が多いです。
また、同じ会場でも仕切りを入れたり、仕切りを取り除いたりしてキャパシティを変更することができる場合も多いです。

よって、できればホテルの宴会場を選び、担当のホテルマンに相談するのが良いでしょう。

同窓会の会場 値段はどうすればよいか?

居酒屋やレストランで同窓会を開催する場合と、ホテルで開催する場合とでは状況が異なります。
この度は、ホテルで同窓会を開催する場合の会費についてお話ししようと思います。

参加者は皆さま大人ですので、ホテルの宴会場でお酒を飲んでビュッフェドリンクを飲んだ場合、お値段が高くなることは皆さまよく分かっていらっしゃると思います。
また、会費は案内状の印刷や発送、ドタキャンのリスクなども考慮に入れて設定されているということも分かってくれる方も少なくないと思います。

あとはやはりホテルのグレードですね。それにより印象が異なります。

一般的に20代前半の場合、ホテルの宴会場だと安くても6000円程度以上の会費になりますので、もうちょっと高くなりそうなら、先述したリスクを十分考慮した上でレストラン会場を選ぶのが良いと思います。

20代後半から30代の場合は会費を7500円程度に設定して問題ないかと思います。
40代以上となると、値段も当然大事ですが、ホテルのステータスなどにもこだわって会場を選定しても良いと思います。
しかし会費が高くなりすぎては参加率の低下を招きます。
ご自身が招待を受けた場合にそれ程違和感がない程度の金額で設定し、その範囲内でホテルのグレードを鑑みて会場を決定すると良いと思います。
具体的には上限を8000〜10000円くらいまでに設定されるのが良いと思われます。

いがかでしたでしょうか?

会場の選定は非常に難しいですが、ポイントポイントで選択していくとそれ程選べる会場は多くないと思います。幹事様の持ち出しが出て負担が大きかった、とならないよう慎重に会場を選定してみてください。

皆さまの同窓会が大成功のものとなりますよう、心よりお祈り申し上げます。

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