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プロが教える同窓会の案内状・招待状の作り方

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プロが教える同窓会の案内状・招待状の作り方

同窓会本舗 荒瀧 智範

著者情報

同窓会本舗 荒瀧 智範

同窓会の幹事代行サービス【同窓会本舗】を運営しております、株式会社アラッドブラザーズの荒瀧と申します。

この度は同窓会の案内状・招待状に関してお話したいと思います。
同窓会の案内状というとどのような内容を記載するべきか?がまず第一と考えられる方が多いと思います。

同窓会本舗では毎月、一万名様以上に案内状を発送します。

同窓会の案内状(招待状)を発送して、同級生の皆さまのお手元に届き、無事ご参加いただくためには、どのような工程があり、どのようなお仕事・作業が発生するのか?同窓会幹事代行サービスの普段は見えない一面を紹介しようと思います。

案内状・招待状発送の第一関門 住居表示と地番

案内状の発送を考える場合、第一に思いつくことが住居表示と地番の相違です。
これだけを聞いて何の事か分かるという方は少数派だと思います。

1962年に住居表示に関する法律が制定されました。

簡単に説明しますと、1962年以前に使われていた住所は家ごとではなく、土地ごとに決められていました。よって、もともと一つの土地を分割して売買した時など、場合によってはお隣さんも、そのお隣さんも同じ住所という事がありました。
これでは不便だということで1962年、家ごとに住所を決め直した訳です。
全ての自治体ではありませんが、多くの自治体がこれを全国で順次実施、変更しました。

現在多く使われている住所は○○町○丁目○番○号(○○町○丁目○−○)という表記ですが、以前は○○町○○○○番○という表記を使っていました。

以前の○○町○○○○番○なら分かるが、今それが何丁目何番何号になっているか分からないというケースは多くあります。

これは近年の市区町村合併とは別物です。市区町村合併だと年賀状ソフトなどでも合併前の住所を入力すれば合併後の住所が分かります。
しかし、住居表示への変更に対応しているソフトなどありません。
市区町村が管理しております。そこで何とか調べる訳です。

これが案内状発送の第一関門です。

案内状・招待状の作成

次は案内状の作成です。
同窓会開催日時や開催場所など、必ず記載すべき項目は幾つかあります。
上記以外は、会費、そして出欠の受付方法を記載します。

弊社の場合、受付方法も沢山あるからきちんとまとめて分かりやすくしました。
また時候の挨拶など、皆さまに失礼のないような文章にしなくてはいけません。尚かつ、学生時代を懐かしく思い出すような文章でないといけません。

これは一例ですが、弊社で実際に発送している案内状はこんな感じです。皆さまが知りたい情報、何を書いたら良いの?も分かると思います。

▼案内状のサンプル画像▼

案内状のサンプル画像

同窓会本舗では幾つかの案内状デザインを用意しています。この黒板タイプは一番人気かどうかは別として(笑)、私の一番のお気に入りです。

文章が完成したらいよいよ案内状の発送です。

ここで注意点を一つ!
実家を出る際、郵便局に転送届を出す人が多くいます。
それによ実家に届けられた郵便物を一年間新住所に転送してくれます。ただし、一年以上は転送してくれません。この状態で実家に郵送物を送るとどうなるか?
以前に転送届が出ているので、実家には住んでいないと判断されて届けてくれない場合があります。
この事実を初めて知った時は驚きました。しかし事実です。

届けてくれることの方が多いのですが、届けてくれないこともあります。
そこで同窓会本舗では、宛先を○○様方 ○○様としております。
私、荒瀧智範の場合だと、荒瀧様方 荒瀧智範様という感じですね。

これにより、殆どの場合実家に投函してもらえます。それでも『転送届が出ているので、この住所には住んでいない!』と判断され、届けてもらえないこともあります。
しかし、これ以上の方法はないので、やはり○○様方とつけて案内状を発送するのが良いでしょう!

案内状・招待状の封筒

次は案内状を入れる封筒についての一知恵を紹介します。

昨今ポストを開けると色んなダイレクトメールやチラシが入っています。
毎日ポストを確認しないとすぐに溜まってしまう、、、という方も少なくないと思います。

こういった郵送物や配布物にまぎれて、案内状が、その存在に気づいてもらえなかったら、、、という危険性があります。

ちらっと見ただけでも同窓会の案内状だと分かるようにするのがベストです。
同窓会本舗では封筒にそう為のデザイン(?)を入れました。
また、案内状は基本的に実家に届きます。
実家の方が案内状を手にして、スムーズに本人に渡るように、封筒の右下にはご家族へのお願いも入れてあります。

こんな感じです。

今回は、案内状の中身と、それを入れる封筒のポイントアドバイスをさせていただきました。

もし良かったら参考にしてみて下さい。

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